FAQ Assistenza

L'autenticazione a due fattori aggiunge un livello di sicurezza alla casella. Oltre alla password, serve un codice temporaneo generato da un'app sullo smartphone.

Attivazione

1. Accedere alla webmail su posta.servizicgil.it
2. Preferenze → Account → Autenticazione a due fattori (in inglese: Preferences → Accounts → Account Security)
3. Cliccare 'Attiva'
4. Scansionare il QR code con un'app authenticator (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy)
5. Inserire il codice di verifica generato dall'app
6. Salvare i codici di backup in un posto sicuro

Per la guida dettagliata, scaricare la 'Guida 2FA Zimbra' dalla pagina delle guide.

Cosa sono

Dopo aver attivato la 2FA, Zimbra genera 10 codici monouso di emergenza. Servono per accedere se il telefono è perso, rotto o scarico.

Dove trovarli

Preferenze → Accounts → Account Security → One-time Codes → View

Come salvarli

• Stamparli e conservare il foglio in un posto sicuro
• Salvarli nel password manager (1Password, Bitwarden)
• NON inviarli via email — non è sicuro

Come usarli

Al login, quando viene chiesto il codice di verifica, inserire uno dei codici di emergenza al posto del codice dell'app. Ogni codice funziona una sola volta.

Se hai esaurito tutti i codici di emergenza e non hai più il telefono, contatta l'helpdesk per un reset della 2FA.

Accesso standard

1. Aprire il browser → posta.servizicgil.it
2. Inserire l'indirizzo email completo come nome utente (es. m.rossi@rl.cgil.it)
3. Inserire la password Zimbra (NON la password FirstClass)
4. Cliccare 'Accedi'

Non riesco ad accedere — checklist

1. Caps Lock: verificare che non sia attivo
2. Password corretta: la password Zimbra è diversa da FirstClass. Cercare l'email di avvio della migrazione ricevuta dal supporto (controllare anche in spam)
3. Browser: provare in modalità Incognito o con un browser diverso (Chrome, Firefox, Edge)
4. Cache: svuotare cache e cookie del browser (Ctrl+Shift+Canc)
5. Reset password: se non si trova l'email di attivazione, contattare l'helpdesk per un reset

Interfacce disponibili

Modern Web App: interfaccia moderna, responsive, ottimizzata per touch/mobile.
Classic Web Client: interfaccia tradizionale con tutte le funzionalità avanzate.
Si può scegliere al login o cambiarla dalle Preferenze.

Dominio email

Nella prima fase il dominio è rl.cgil.it (es. m.rossi@rl.cgil.it). In futuro verrà attivato anche lazio.cgil.it.

Per cambiare la password di Zimbra:

1. Accedere alla webmail su posta.servizicgil.it
2. Andare in Preferenze → Account → Cambia password
3. Inserire la password attuale e la nuova password
4. Cliccare Salva

Nota: in alcuni casi la password è gestita centralmente e va cambiata tramite altri strumenti. In caso di dubbio, contattare l'helpdesk.

Al primo accesso: se l'amministratore ha abilitato il cambio obbligatorio, verrà richiesto al primo login.

Cause comuni

• Codice scaduto: i codici cambiano ogni 30 secondi. Se il timer dell'app è quasi a zero, aspettare il prossimo codice
• Orologio smartphone non sincronizzato: andare in Impostazioni → Data e ora → attivare Automatico. Anche pochi secondi di sfasamento possono far rifiutare il codice
• Chiave segreta errata: se il codice non funziona mai, potrebbe essere stata copiata male la chiave durante la configurazione. In questo caso, disattivare la 2FA dalle Preferenze e riconfigurarla

Se nessuna di queste soluzioni funziona, usare un codice di emergenza per accedere e contattare l'helpdesk.

Password scaduta al primo accesso

Al primo accesso su Zimbra potrebbe essere richiesto di cambiare la password. Segui questi passi:

1. Inserisci le credenziali provvisorie ricevute via email.
2. Quando richiesto, digita la nuova password nel campo apposito.
3. Ripeti la nuova password nel campo di conferma.
4. Clicca su Conferma o Salva per completare l'operazione.
5. Accedi normalmente con la nuova password.

Nota: scegli una password di almeno 8 caratteri, con lettere maiuscole, minuscole, numeri e simboli.

Configurare la firma email con logo

Per aggiungere una firma personalizzata con il logo della tua struttura:

1. Accedi a Zimbra e clicca sull'icona del tuo profilo in alto a destra.
2. Seleziona Impostazioni dal menu a tendina.
3. Nel pannello sinistro scegli Firme.
4. Clicca su Aggiungi firma e assegna un nome.
5. Nell'editor, inserisci il testo desiderato.
6. Per aggiungere il logo, clicca sull'icona Inserisci immagine e carica il file del logo (formato PNG o JPG consigliato).
7. Posiziona l'immagine nel punto desiderato della firma.
8. Nella sezione Utilizzo firme, associa la firma all'account e scegli se usarla per i nuovi messaggi e/o le risposte.
9. Clicca su Salva.

Attivare l'autenticazione a due fattori (2FA)

L'autenticazione a due fattori aumenta la sicurezza del tuo account. Per attivarla:

1. Vai su Impostazioni dal menu del profilo.
2. Seleziona la sezione Autenticazione a due fattori o Sicurezza.
3. Clicca su Attiva e segui la procedura guidata.
4. Installa sul tuo smartphone un'app di autenticazione (es. Google Authenticator o Microsoft Authenticator).
5. Scansiona il codice QR mostrato a schermo con l'app.
6. Inserisci il codice a 6 cifre generato dall'app per confermare l'attivazione.
7. Conserva i codici di recupero forniti in un luogo sicuro: servono se perdi accesso al telefono.

Importante: una volta attivata la 2FA, ad ogni accesso ti verrà chiesto il codice generato dall'app oltre alla password.

Importare i contatti della rubrica da FirstClass

Per trasferire i tuoi contatti da FirstClass a Zimbra:

1. Da FirstClass, esporta la rubrica in formato CSV o vCard (.vcf) seguendo le istruzioni del client FirstClass.
2. Salva il file esportato sul tuo computer.
3. Accedi a Zimbra e vai nella sezione Contatti (icona rubrica).
4. Clicca su Azioni o sull'icona con i tre puntini, quindi seleziona Importa.
5. Scegli il file esportato da FirstClass e seleziona il formato corretto (CSV o vCard).
6. Clicca su Importa e attendi il completamento dell'operazione.
7. Verifica che i contatti siano stati importati correttamente nella rubrica.

Suggerimento: se alcuni contatti risultano duplicati, usa la funzione Elimina duplicati disponibile nelle opzioni della rubrica.

Apri una richiesta di assistenza: su lazio.cgil.it/posta puoi chiederlo direttamente all'assistente ZimbraBot oppure usare il pulsante Apri Ticket. Un operatore reimposterà la password e ti ricontatterà.

Se invece la password la ricordi e vuoi solo cambiarla, puoi farlo in autonomia dalla webmail (vedi «Come cambio la password?»).

Il problema

Dopo aver attivato la 2FA, le app di posta (Outlook, Thunderbird, Mail iPhone, Gmail Android) non funzionano più con la password normale. Serve un Application Passcode.

Come generare un Application Passcode

1. Accedere a Zimbra via browser (webmail)
2. Preferenze → Accounts → Applications
3. Cliccare Add Application Code
4. Inserire un nome descrittivo (es. 'iPhone Mail', 'Thunderbird Ufficio', 'Outlook Casa')
5. Cliccare Next → Zimbra genera un passcode (es. xK9m-pQ2w-7Rn4-vT8j)
6. Copiarlo subito — viene mostrato una sola volta

Come usarlo

Nella configurazione dell'app di posta, al campo password inserire l'Application Passcode al posto della password normale. Ogni app/dispositivo deve avere il proprio passcode separato.

Se perdi il telefono, puoi revocare il passcode da Preferenze → Applications senza dover cambiare la password principale.

Procedura

1. Aprire Impostazioni di Sistema → Account Internet (o Preferenze di Sistema su versioni precedenti)
2. Cliccare Aggiungi account → Altro account Mail... (non scegliere iCloud, Google o Exchange)
3. Inserire nome, indirizzo email @rl.cgil.it e password Zimbra → Cliccare Accedi
4. Se la configurazione automatica fallisce, inserire manualmente: Tipo account IMAP, server posta.servizicgil.it
5. Verificare che le porte siano IMAP: 993 SSL e SMTP: 465 SSL

Procedura

1. Thunderbird → Impostazioni account → Aggiungi account di posta
2. Inserire nome, email @rl.cgil.it e password Zimbra
3. Selezionare Configurazione manuale
4. Posta in arrivo: IMAP, posta.servizicgil.it, porta 993, SSL/TLS
5. Posta in uscita: SMTP, posta.servizicgil.it, porta 465, SSL/TLS
6. Autenticazione: Password normale

Avviso certificato di sicurezza

Se Thunderbird mostra l'avviso 'Il certificato di sicurezza non è valido': NON aggiungere eccezioni. Contattare l'helpdesk — potrebbe essere un rinnovo certificato server, un proxy MITM, o un orologio di sistema errato.

Parametri di configurazione

Credenziali: indirizzo email completo (es. m.rossi@rl.cgil.it) + password Zimbra.

Autenticazione: Password normale.

Problemi comuni

• Errore connessione: se la porta 993 è bloccata dal proxy/firewall dell'ufficio, usare la webmail come alternativa o contattare l'helpdesk
• Certificato non valido: NON aggiungere eccezioni di sicurezza — contattare l'helpdesk per verificare il certificato del server
• Outlook non trova il server: verificare di aver selezionato 'Configurazione manuale' e non 'Auto-detect'

Procedura (metodo consigliato: Exchange/ActiveSync)

1. Impostazioni → Mail → Account → Aggiungi account
2. Selezionare Microsoft Exchange
3. Email: il proprio indirizzo @rl.cgil.it
4. Password: la password Zimbra
5. Se chiede il server: inserire posta.servizicgil.it
6. Attivare Mail, Calendario e Contatti

Perché ActiveSync e non IMAP?

ActiveSync sincronizza automaticamente posta, calendario e contatti in tempo reale (push). Con IMAP si sincronizza solo la posta e la ricezione può ritardare.

Problemi comuni

• Email non arrivano: verificare di aver configurato come Exchange, non come IMAP. Controllare in Impostazioni → Mail → Account → tipo account
• Calendario non sincronizza: verificare che la voce 'Calendari' sia attiva nella configurazione dell'account
• Errore autenticazione: verificare che la password sia corretta e che non sia scaduta

1. Aprire l'app Email → Impostazioni → Aggiungi account → Microsoft Exchange ActiveSync
2. Inserire email @rl.cgil.it e password, poi toccare Configurazione manuale
3. Server Exchange: posta.servizicgil.it. Dominio: lasciare vuoto. Porta: 443. Sicurezza: SSL/TLS
4. Toccare Accedi e completare la configurazione

Questa modalità sincronizza automaticamente posta, calendari e contatti.

Procedura (Exchange/ActiveSync)

1. Impostazioni → Account → Aggiungi account → Exchange
2. Inserire indirizzo email @rl.cgil.it e password Zimbra
3. Se richiesto, inserire server: posta.servizicgil.it
4. Attivare sincronizzazione Mail, Calendario, Contatti

Samsung: usare l'app Samsung Email, selezionare 'Microsoft Exchange ActiveSync'.

Gmail app: Impostazioni → Aggiungi account → Exchange e Office 365 → inserire credenziali.

La scheda Attività è una lista di cose da fare integrata nella posta: crea voci con scadenza, priorità e stato di avanzamento, e spuntale quando completate.

Ricerca semplice

Cliccare sulla casella di ricerca in alto, digitare le parole e premere Invio. Zimbra cerca in oggetto, mittente, destinatario e corpo.

Operatori di ricerca avanzata

• from:mario.rossi → email da Mario Rossi
• to:luca@azienda.it → email inviate a Luca
• subject:fattura → email con 'fattura' nell'oggetto
• has:attachment → email con allegati
• is:unread → email non lette
• is:flagged → email contrassegnate
• date:today → email di oggi
• size:>5mb → email più grandi di 5 MB
• tag:importante → email con tag 'importante'

Si possono combinare: from:mario.rossi subject:budget has:attachment

Creare una cartella

1. Nel pannello sinistro → click destro su 'Cartelle'
2. Selezionare 'Nuova cartella'
3. Inserire il nome (es. 'Progetti', 'Fatture 2026')
4. Scegliere la posizione e il colore
5. Cliccare OK

Per spostare email: trascinarle sulla cartella o usare il pulsante Sposta (tasto M).

Tag (etichette)

I tag sono etichette colorate per classificare le email trasversalmente. Un'email può avere più tag ma può stare in una sola cartella.

Creare tag: Pannello sinistro → espandere Tag → click destro → Nuovo tag → scegliere nome e colore.

Filtri automatici

I filtri eseguono azioni automatiche sulle email in arrivo. Preferenze → Filtri → Nuovo filtro → definire condizioni (mittente, oggetto, ecc.) → scegliere azione (spostare, taggare, eliminare).

Fai clic sul tuo nome in alto a destra → Esci. È importante soprattutto sui computer condivisi o pubblici: chiudere solo la finestra del browser non sempre chiude la sessione.

La schermata principale mostra la Posta in arrivo. Un clic sul messaggio lo apre nel riquadro di anteprima, il doppio clic a tutta pagina. Con i pulsanti in alto (o con il tasto destro sul messaggio) puoi eliminare, spostare in una cartella, stampare o segnare come da leggere.

I messaggi eliminati finiscono nel Cestino: per rimuoverli definitivamente, apri il Cestino e usa Svuota cestino. Finché sono lì, puoi ancora recuperarli trascinandoli in un'altra cartella.

Aperto il messaggio, usa Rispondi (solo al mittente), Rispondi a tutti (a mittente e destinatari in copia) oppure Inoltra per girarlo a un altro indirizzo. Nell'inoltro gli allegati originali vengono inclusi automaticamente.

Scaricare un allegato

1. Aprire l'email
2. Passare il mouse sull'allegato
3. Cliccare l'icona download (freccia verso il basso)

Molti file (PDF, immagini, Office) possono essere visualizzati direttamente nel browser cliccando sul nome.

Sicurezza allegati

Aprire allegati solo se: si conosce e ci si fida del mittente, l'allegato è atteso e coerente con il contesto. Non aprire mai file con estensioni sospette (.exe, .scr, .bat). In caso di dubbio, NON aprire e contattare l'helpdesk.

1. Fai clic su Nuovo messaggio (in alto a sinistra).
2. Compila A (destinatari) ed eventualmente Cc e Ccn; digitando le prime lettere, Zimbra suggerisce gli indirizzi dalla rubrica.
3. Scrivi l'oggetto e il testo; con la graffetta alleghi file dal computer.
4. Premi Invia: il messaggio resta nella cartella Inviata.

I tag sono etichette colorate applicabili ai messaggi (tasto destro → Contrassegna/Tag) per ritrovarli al volo, anche tra cartelle diverse. La bandierina segnala i messaggi importanti da riprendere.

Condividere una cartella email

1. Click destro sulla cartella → Condividi
2. Inserire email del collega
3. Scegliere permessi: Viewer (solo lettura) o Manager (lettura + modifica)
4. Salvare

Delega completa della casella

La delega permette a un assistente di accedere a tutte le cartelle, inviare email per conto del titolare, gestire calendario e contatti.

Preferenze → Delegation → Add delegate → inserire email dell'assistente → scegliere 'Send As' o 'Send on behalf'.

Briefcase (area documenti)

Briefcase è l'area di archiviazione documenti di Zimbra. Per condividere: click destro su cartella Briefcase → Condividi. Si può anche generare un link pubblico per condividere un file con persone esterne.

Configurare la delega (lato titolare)

1. Webmail → Preferenze → Delegation
2. Cliccare Add delegate
3. Inserire l'email dell'assistente
4. Scegliere il tipo di permesso:
   • Send As: l'assistente invia come se fosse il titolare (il destinatario non vede che è stato l'assistente)
   • Send on behalf: l'assistente invia 'per conto di' (il destinatario vede 'Assistente per conto di Titolare')
5. Salvare

Accedere alla casella delegata (lato assistente)

Menu utente → Open mailbox → inserire l'email del titolare. L'assistente accede a tutte le cartelle, calendario e contatti del titolare.

Le email eliminate vanno nel Cestino e vi restano per alcuni giorni prima della cancellazione definitiva.

1. Andare nella cartella Cestino (Trash)
2. Selezionare l'email → pulsante Sposta → scegliere la cartella di destinazione

Se il Cestino è già stato svuotato, contattare immediatamente l'helpdesk: potrebbe essere possibile un recupero da backup.

Prevenzione: archiviare le email importanti in cartelle dedicate anziché eliminarle.

Un alias è un indirizzo email aggiuntivo che recapita i messaggi nella tua casella principale (per esempio ufficio.stampa@… che arriva nella casella personale). Ecco come funziona.

Come si richiede un alias

La creazione di un alias è un'operazione che viene svolta dall'assistenza: apri un ticket dal pulsante «Apri Ticket» indicando la casella interessata e l'indirizzo alias desiderato (ed eventualmente il motivo, per esempio un ruolo o un servizio). Riceverai conferma via email quando l'alias sarà attivo.

Come inviare usando l'alias (una volta attivo)

1. Accedi alla webmail e vai su Impostazioni/Preferenze → Account.
2. Nella sezione delle identità (persona), aggiungi una nuova identità con l'indirizzo alias come mittente.
3. Salva: da quel momento, componendo un messaggio potrai scegliere dal menu «Da:» se inviare con l'indirizzo principale o con l'alias.

La posta indirizzata all'alias arriva normalmente nella tua Posta in arrivo: non serve configurare nulla per la ricezione.

Liberare spazio

1. Svuotare il Cestino: le email eliminate occupano ancora spazio fino allo svuotamento
2. Svuotare Junk/Spam: eliminare tutto lo spam
3. Cercare email grandi: nella ricerca scrivere size:>5mb → eliminare o salvare localmente gli allegati
4. Archiviare email vecchie: spostare in cartelle di archivio o esportare

Verificare la quota attuale: mostrata nella barra in basso della webmail o in Preferenze.

Se la quota è insufficiente per esigenze lavorative, contattare l'helpdesk per richiedere un aumento.

Elenco completo: Preferenze → Scorciatoie.

La webmail è accessibile da qualsiasi browser su https://posta.servizicgil.it.

Sezioni principali: Posta (lettura, invio, allegati) · Contatti (rubrica personale e condivisa) · Calendario (appuntamenti e inviti) · Valigetta (documenti) · Preferenze (firma, filtri, notifiche, password).

Rispetto a FirstClass: le cartelle si creano con il tasto destro su «Cartelle di posta» → Nuova cartella; i filtri automatici sono in Preferenze → Filtri; la rubrica condivisa si trova nella sezione Contatti.

Scorciatoie da tastiera: C componi · R rispondi · A rispondi a tutti · F inoltra · Canc sposta nel cestino.

Checklist

1. Ricaricare la pagina: premere F5
2. Svuotare cache browser: Ctrl+Shift+Canc → svuotare cache e cookie
3. Chiudere schede inutili: troppe schede rallentano il browser
4. Verificare connessione internet: test di velocità
5. Provare browser diverso: Chrome, Firefox, Edge
6. Modalità incognito: provare senza estensioni del browser
7. Riavviare il browser

Se il problema persiste, contattare l'helpdesk — potrebbe essere un problema lato server.

1. Tab Contatti → pannello sinistro
2. Click destro sulla rubrica da condividere → Condividi
3. Inserire l'email del collega (una casella Zimbra già attiva)
4. Scegliere i permessi: Viewer (solo consultazione) o Manager (può aggiungere/modificare contatti)
5. Salvare

Il collega riceve una notifica e accetta la condivisione. La rubrica condivisa appare nel suo pannello sotto 'Contatti condivisi'.

Aggiungere un contatto

Tab Contatti → Nuovo contatto → compilare nome, email, telefono, azienda → Salva.

Importare contatti

1. Esportare i contatti dal sistema precedente in formato CSV o vCard
2. Zimbra → Contatti → Menu Strumenti → Importa
3. Scegliere il file e la rubrica di destinazione

Liste di distribuzione

Per inviare email a più persone contemporaneamente: Contatti → Nuova lista → dare un nome → aggiungere membri. Quando si compone un'email, scrivere il nome della lista nel campo A:.

La rubrica di Zimbra permette di importare ed esportare i contatti tramite file. Non serve scaricare modelli da nessun sito: il file lo crei tu in un minuto con Excel, LibreOffice o un editor di testo.

Il formato del file CSV

Prepara un file con la prima riga di intestazioni e un contatto per riga. Un esempio minimo che Zimbra riconosce:

firstName,lastName,email
Mario,Rossi,mario.rossi@esempio.it
Anna,Bianchi,anna.bianchi@esempio.it

Salva in formato CSV (valori separati da virgola), preferibilmente con codifica UTF-8. Zimbra riconosce automaticamente anche i formati esportati dai programmi più comuni (Outlook, Thunderbird, Gmail) e i file vCard (.vcf): se hai già un export, di solito puoi importarlo così com'è.

Importare i contatti

1. Accedi alla webmail e vai su Impostazioni/Preferenze → Importa/Esporta.
2. Nella sezione Importa, scegli il file CSV o vCard e come destinazione la rubrica Contatti.
3. Avvia l'importazione e attendi il completamento; poi verifica i contatti nella sezione Contatti (icona rubrica).

Esportare i contatti

1. Sempre da Impostazioni/Preferenze → Importa/Esporta, sezione Esporta.
2. Scegli Contatti come tipo, il formato (CSV per fogli di calcolo, vCard per altri programmi di posta) e scarica il file.

Suggerimento: se dopo l'import trovi contatti doppi, la rubrica offre la funzione Elimina duplicati.

Situazione attuale

Le caselle FirstClass rimarranno consultabili almeno fino a dicembre 2026 tramite il client FirstClass (server fc.lazio.cgil.it) o via webmail (fc.lazio.cgil.it/login).

Dopo lo switch del dominio non sarà più possibile inviare o ricevere email con il vecchio indirizzo @lazio.cgil.it su FirstClass.

Trasferire email e cartelle

Al momento la migrazione automatica bulk non è ancora disponibile. Per trasferire email:

1. Dal client FirstClass, esportare le email in formato .eml
2. In Zimbra webmail, usare drag & drop per importare i file .eml nelle cartelle desiderate

Per archivi di grandi dimensioni (oltre 1 GB), contattare l'helpdesk per assistenza dedicata.

Condividere il proprio calendario

1. Tab Calendario → click destro sul nome del calendario → Condividi
2. Inserire l'email del collega (deve essere una casella Zimbra già attiva; durante la transizione gli indirizzi sono @rl.cgil.it)
3. Scegliere il ruolo: Viewer (solo visualizzazione) o Manager (può modificare eventi)
4. Salvare

Il collega riceve una notifica e deve accettare la condivisione.

Errore 'operazione non riuscita': verificare che l'account del collega sia già attivo su Zimbra. La condivisione funziona solo tra caselle Zimbra attive — se il collega non è ancora migrato da FirstClass, la condivisione non sarà possibile fino alla sua attivazione.

Creare un appuntamento

1. Tab Calendario → cliccare sulla fascia oraria desiderata
2. Scrivere il titolo → Salva (metodo rapido)

Oppure: Pulsante Nuovo appuntamento → compilare oggetto, luogo, data/ora, promemoria, ripetizione → Salva.

Invitare partecipanti

Nel campo Partecipanti → inserire gli indirizzi email. Zimbra mostra la disponibilità se i partecipanti hanno calendari condivisi. I partecipanti ricevono un invito email e possono accettare, rifiutare o segnare come tentativo.

Appuntamenti ricorrenti

Campo Ripeti → selezionare la frequenza (giornaliero, settimanale, mensile). Impostare la fine della ripetizione: dopo N occorrenze o fino a una data.

Creare un calendario aggiuntivo

1. Tab Calendario → pannello sinistro → pulsante Nuovo calendario (icona +)
2. Inserire il nome (es. 'Progetti Cliente X', 'Ferie Team', 'Eventi Personali')
3. Scegliere un colore distintivo
4. Salvare

Organizzazione consigliata

• Condividere solo i calendari lavorativi con il team, mantenendo quello personale privato
• Usare colori diversi per distinguere facilmente gli eventi
• Spuntare/deselezionare i checkbox per mostrare/nascondere calendari specifici nella vista

Vai in Preferenze → Filtri → Nuovo filtro: definisci le condizioni (per esempio mittente od oggetto contiene…) e l'azione (sposta in una cartella, applica un tag, ecc.). I filtri si applicano ai nuovi messaggi in arrivo.

Attivare il fuori ufficio

1. Webmail → icona ingranaggio (⚙) → Preferenze
2. Selezionare Fuori Ufficio (Out of Office)
3. Attivare 'Invia messaggio di risposta automatica'
4. Scrivere il messaggio (includere date di assenza e contatto di emergenza)
5. Impostare la data di inizio e fine del periodo
6. Cliccare Salva

Si può impostare un messaggio diverso per i contatti interni (@rl.cgil.it) e per quelli esterni.

Disattivare: Preferenze → Fuori Ufficio → deselezionare 'Invia messaggio' → Salva. Si disattiva anche automaticamente alla data di fine impostata.

1. Webmail → Preferenze → Firme.
2. Nuova firma: inserisci il testo (supporta la formattazione).
3. Indica se usarla per i nuovi messaggi e per risposte/inoltri, poi Salva.

Esempio di firma:

Nome Cognome
Ruolo — Struttura
CGIL Roma e Lazio
nome.cognome@lazio.cgil.it

Nota per Outlook: la firma della webmail non si sincronizza con i programmi di posta; in Outlook va impostata a parte (File → Opzioni → Posta → Firme).

Configurazione della firma email con logo

Per inserire una firma personalizzata con logo nella tua casella Zimbra, segui questi passaggi:

1. Accedi a Zimbra e vai su Preferenze dal menu in alto a destra.
2. Seleziona la sezione Firme nel pannello laterale.
3. Clicca su Aggiungi firma e inserisci il testo desiderato nell'editor.
4. Per aggiungere il logo, posiziona il cursore nel punto desiderato, clicca sull'icona Inserisci immagine (icona a forma di foto) e carica il file del logo dal tuo computer oppure incolla l'URL dell'immagine.
5. Regola le dimensioni dell'immagine se necessario cliccandoci sopra e trascinando i bordi.
6. Clicca su Salva per confermare.
7. Vai su Account nelle Preferenze e associa la firma appena creata all'indirizzo email desiderato tramite il menu a tendina Firma predefinita.

Attivazione dell'autenticazione a due fattori (2FA)

L'autenticazione a due fattori aggiunge un livello di sicurezza aggiuntivo al tuo account. Per attivarla:

1. Accedi a Zimbra e vai su Preferenze.
2. Seleziona la sezione Account e individua il blocco Autenticazione a due fattori.
3. Clicca su Configura autenticazione a due fattori e segui la procedura guidata.
4. Installa sul tuo smartphone un'app di autenticazione come Google Authenticator o Authy.
5. Scansiona il codice QR mostrato a schermo con l'app oppure inserisci manualmente il codice segreto fornito.
6. Inserisci il codice a 6 cifre generato dall'app per verificare la configurazione.
7. Clicca su Abilita per completare l'attivazione.

Importante: conserva i codici di recupero mostrati al termine della procedura in un luogo sicuro. Serviranno per accedere all'account nel caso in cui non sia disponibile il dispositivo con l'app.

Importazione dei contatti dalla rubrica FirstClass

Per trasferire i contatti da FirstClass a Zimbra è necessario prima esportarli in formato compatibile e poi importarli nella nuova piattaforma.

1. Da FirstClass, accedi alla rubrica e seleziona tutti i contatti che desideri esportare.
2. Esporta i contatti in formato CSV o vCard (.vcf) tramite il menu File > Esporta.
3. Accedi a Zimbra e vai sulla sezione Contatti nel menu principale.
4. Clicca sul menu a tendina in alto a destra (icona ingranaggio o freccia) e seleziona Importa.
5. Scegli il file esportato da FirstClass (CSV o vCard) e seleziona la rubrica di destinazione in Zimbra.
6. Clicca su Importa e attendi il completamento dell'operazione.
7. Verifica che i contatti siano stati importati correttamente aprendo la rubrica e controllando alcuni nominativi.

Nota: se il file CSV non viene riconosciuto correttamente, potrebbe essere necessario adattare le intestazioni delle colonne al formato standard Zimbra. In caso di difficoltà, contatta il supporto tecnico per assistenza nella conversione del file.

Cos'è URLSand

URLSand è la funzione di LibraESVA che protegge dai link pericolosi nelle email. Quando clicchi un link, URLSand lo analizza in tempo reale: se il sito è sicuro, vieni reindirizzato normalmente; se è pericoloso, vedi una pagina di avviso.

Se vedi l'avviso 'Sito potenzialmente pericoloso'

1. NON cliccare 'Procedi comunque'
2. Nel 99% dei casi il blocco è corretto — clicca 'Torna indietro'
3. Se sei CERTO che il sito sia legittimo (es. portale fornitore abituale), contatta l'helpdesk indicando l'URL bloccato, il mittente dell'email e il motivo per cui ritieni sia sicuro

Link con aspetto strano

I link protetti da URLSand iniziano con urlsand-service.libraesva.com — è normale. Significa che LibraESVA sta proteggendo l'accesso.

Segnali di phishing

• Mittente sospetto: passa il mouse sul nome mittente per vedere l'indirizzo email reale. Se non corrisponde all'organizzazione dichiarata → phishing
• Urgenza artificiale: 'Il tuo account è stato sospeso', 'Azione immediata richiesta' → obiettivo: farti cliccare senza pensare
• Richiesta credenziali: nessuna azienda seria chiede password via email
• Link sospetti: URL con errori (amaz0n.com anziché amazon.com), domini sconosciuti
• Allegati inattesi: file .exe, .scr, documenti Office con macro

Cosa fare

Non cliccare link, non aprire allegati, non rispondere. Segnalare l'email come spam in Zimbra (pulsante Junk) e, se sembra rivolta specificamente all'organizzazione, avvisare l'helpdesk.

Cos'è LibraESVA

LibraESVA è il gateway di sicurezza email che protegge l'organizzazione da spam, virus e phishing prima che i messaggi arrivino a Zimbra. Flusso: Internet → LibraESVA (scansiona) → Zimbra (mailbox).

Accedere alla quarantena

1. Aprire il browser → quarantena.servizicgil.it
2. Accedere con le credenziali Zimbra (email completa + password)
3. Si vede la lista dei messaggi in quarantena

Rilasciare un'email bloccata

1. Trovare il messaggio nella lista (filtrare per mittente, oggetto, data)
2. Selezionare il messaggio
3. Cliccare Rilascia (icona doppia freccia)
4. L'email viene recapitata nella casella Zimbra entro pochi minuti

Se il pulsante Rilascia dà errore

La sessione LibraESVA scade dopo 15 minuti. Fare logout e login di nuovo, poi riprovare.

Aggiungere mittente alla whitelist

Per evitare che un mittente venga bloccato in futuro: sezione Liste bianche → aggiungere l'indirizzo email o il dominio del mittente.

Nel portale (o nella Zimlet) trovi l'elenco dei messaggi trattenuti, con data, mittente, oggetto e il motivo del blocco. Puoi aprire l'anteprima in sicurezza per capire se il messaggio è legittimo prima di decidere cosa farne.

Nel portale è disponibile una sezione di report con l'andamento dei messaggi ricevuti, bloccati e rilasciati nel tempo: utile per capire quanta posta indesiderata viene filtrata.

Whitelist (lista bianca) — mittenti fidati

Per assicurarsi che le email da un mittente specifico non vengano mai bloccate:

1. Accedere a quarantena.servizicgil.it
2. Andare nella sezione Liste bianche / Whitelist
3. Aggiungere l'indirizzo email o il dominio (es. @lavoro.gov.it)
4. Salvare

Blacklist (lista nera) — mittenti bloccati

Per bloccare un mittente indesiderato:

1. Accedere a quarantena.servizicgil.it
2. Andare nella sezione Liste nere / Blacklist
3. Aggiungere l'indirizzo email o il dominio
4. Salvare

Cos'è il digest

Ogni giorno ricevi un'email di riepilogo che elenca i messaggi messi in quarantena. Oggetto tipico: 'Quarantena LibraESVA - N messaggi trattenuti'.

Come usarlo

Per ogni messaggio nell'elenco, valuta: conosco il mittente? Aspettavo questa email? L'oggetto ha senso?

• Email legittima: clicca il pulsante 'Rilascia' direttamente dal digest → l'email arriva nella tua casella in pochi secondi
• Spam reale: ignora — verrà cancellata automaticamente dopo qualche giorno

Puoi anche cliccare il link nel digest per accedere al portale quarantena completo su quarantena.servizicgil.it.

Segnalare come spam

1. Selezionare l'email indesiderata
2. Cliccare Spam (o Junk) nella barra strumenti
3. L'email viene spostata in Junk e segnalata al sistema antispam

Recuperare email legittima dalla cartella Junk

1. Aprire la cartella Junk
2. Selezionare l'email
3. Cliccare Non spam (Not Junk)
4. L'email torna in Inbox e quel mittente non sarà più filtrato

Nota: la cartella Junk è il filtro antispam locale di Zimbra. La protezione principale è gestita da LibraESVA (quarantena) prima che le email arrivino a Zimbra. Sono due sistemi distinti.

Sono due strade per lo stesso sistema: scegli quella che ti è più comoda, il risultato è identico.

• Portale quarantena.servizicgil.it: pronto all'uso, nessuna configurazione — è la via consigliata per la maggior parte delle persone, insieme al riepilogo giornaliero.
• Zimlet nella webmail: comoda perché integrata nella posta, ma richiede una configurazione iniziale una tantum.

Configurare la Zimlet (una sola volta):

1. Nella webmail, in basso a sinistra, fai doppio clic sulla voce «Libra ESVA User Console» nell'elenco delle Zimlet.
2. Nel pannello che si apre, il campo Utente è già compilato con il tuo indirizzo; inserisci la password dell'account Libra ESVA e, se vuoi, attiva la finestra di avviso per i nuovi messaggi in quarantena.
3. Conferma con Ok: una notifica conferma l'esito della verifica delle credenziali.

Dopo la configurazione compare la scheda «Libra ESVA» nella webmail: la sezione Home elenca tutti i messaggi transitati (con stato e punteggio antispam), la sezione Quarantena solo quelli trattenuti; la ricerca avanzata filtra per mittente, dominio, oggetto, stato e data. Nota di sicurezza: i messaggi classificati come Virus non possono essere rilasciati né aperti in anteprima.

Dubbi sulla password dell'account Libra ESVA o sulla configurazione? Chiedi all'assistente ZimbraBot o apri un ticket da lazio.cgil.it/posta.

Verifica nell'ordine:

1. Quarantena antispam. È la causa più frequente: controlla il portale quarantena.servizicgil.it (o il riepilogo giornaliero che ricevi via email) e, se trovi il messaggio, rilascialo. Guarda anche la cartella Spam della webmail.
2. Fase della migrazione. Prima dello switch, la posta inviata al tuo indirizzo @lazio.cgil.it arriva ancora sulla casella FirstClass: controlla lì. La casella Zimbra riceve sull'indirizzo di appoggio @rl.cgil.it.
3. Subito dopo lo switch, l'allineamento dei sistemi di posta dei mittenti può richiedere fino a 24 ore: eventuali ritardi in quella finestra sono normali.
4. Programma di posta. Se usi Outlook/Thunderbird/smartphone, verifica che il server in arrivo sia posta.servizicgil.it (porta 993 SSL): la webmail resta comunque sempre il riferimento.

Se il problema persiste, apri un ticket indicando: il tuo indirizzo, il mittente da cui aspetti la posta, da quando e se il problema riguarda anche l'invio.

Checklist di verifica (in ordine)

1. Cartella Junk/Spam: l'email potrebbe essere finita lì (falso positivo del filtro locale)
2. Cartella Cestino: potresti averla eliminata per errore
3. Filtri: un filtro potrebbe averla spostata in un'altra cartella. Controllare Preferenze → Filtri
4. Cerca per mittente: usare la ricerca avanzata from:mittente@dominio.it
5. Quota: se la casella è piena, nuove email vengono rifiutate. Verificare in Preferenze o nella barra in basso
6. Quarantena LibraESVA: l'email potrebbe essere stata bloccata dall'antispam prima di arrivare a Zimbra. Accedere a quarantena.servizicgil.it e verificare

Se l'email non è in nessuno di questi posti, chiedere al mittente di verificare l'invio e contattare l'helpdesk.

Cause comuni e soluzioni

Se il problema persiste, contattare l'helpdesk indicando il messaggio di errore esatto.

Problemi di ricezione della posta

Se non ricevi nuove email, segui questi passaggi:

1. Verifica di avere una connessione internet attiva. Controlla poi la quarantena antispam su quarantena.servizicgil.it (o dal riepilogo giornaliero che ricevi via email): è la causa più frequente di email che non arrivano. Controlla poi la quarantena antispam su quarantena.servizicgil.it (o dal riepilogo giornaliero che ricevi via email): è la causa più frequente di email che non arrivano.
2. Controlla la cartella Spam o Posta indesiderata: le email potrebbero essere state filtrate automaticamente.
3. Accedi alla webmail tramite browser all'indirizzo posta.servizicgil.it per verificare se il problema riguarda solo il client (es. Outlook) o anche la webmail.
4. Se usi un client come Outlook, controlla che le impostazioni del server in entrata (IMAP) siano corrette e aggiornate.
5. Verifica che la casella non sia piena: una casella al limite della quota non riceve nuovi messaggi. In tal caso, elimina le email non necessarie o svuota il cestino.
6. Se il problema persiste solo sulla webmail, contatta il supporto tecnico per una verifica lato server.

Problemi di invio della posta

Se non riesci a inviare email, procedi come segue:

1. Controlla che il messaggio non sia bloccato nella cartella Posta in uscita o Bozze.
2. Verifica la connessione internet e riprova l'invio.
3. Accedi alla webmail (posta.servizicgil.it) e prova a inviare un messaggio di test: se funziona, il problema è nelle impostazioni del client.
4. Se usi Outlook o un altro client, controlla le impostazioni del server in uscita (SMTP): porta, autenticazione e indirizzo del server devono essere corretti.
5. Assicurati che l'indirizzo del destinatario sia scritto correttamente.
6. Se ricevi un messaggio di errore specifico, annotalo e contatta il supporto tecnico indicando il testo esatto dell'errore.

Problemi con gli inoltri automatici

Se hai configurato un inoltro automatico delle email e non funziona correttamente, segui questi passaggi:

1. Accedi alla webmail su posta.servizicgil.it con le tue credenziali.
2. Vai nelle Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) e seleziona la sezione dedicata agli inoltri o ai filtri.
3. Verifica che l'indirizzo di destinazione dell'inoltro sia corretto e attivo.
4. Controlla che la regola di inoltro sia abilitata e non in conflitto con altri filtri.
5. Invia un'email di test a te stesso e verifica se arriva all'indirizzo di inoltro.
6. Se l'inoltro verso un indirizzo esterno non funziona, potrebbe essere necessaria una verifica da parte del supporto tecnico, poiché alcuni inoltri esterni richiedono autorizzazioni specifiche.

Quando contattare il supporto

Se dopo aver seguito tutti i passaggi il problema non è risolto, contatta il supporto tecnico fornendo queste informazioni:

• Il tipo di accesso utilizzato (webmail, Outlook, altro client)
• Il messaggio di errore visualizzato, se presente
• Da quando si verifica il problema
• Se il problema riguarda tutte le email o solo alcune

Perderò le email salvate su FirstClass?
No: lo storico resta consultabile su FirstClass almeno fino a dicembre 2026, con il client (server fc.lazio.cgil.it) o via webmail su fc.lazio.cgil.it/login. Eventuali indicazioni per l'esportazione arriveranno con comunicazioni dedicate; per esigenze particolari apri un ticket.

Il mio indirizzo email cambierà?
No. Durante la transizione la nuova casella Zimbra usa il dominio di appoggio @rl.cgil.it; con lo switch definitivo il tuo indirizzo @lazio.cgil.it — lo stesso di sempre — passa sulla casella Zimbra. Non devi avvisare nessuno.

Posso usare sia FirstClass che Zimbra?
Sì, durante la transizione convivono: Zimbra serve per prendere confidenza (webmail, client, antispam), ma fino allo switch la casella ufficiale resta FirstClass. La data dello switch è indicativa e sarà confermata a tutti con una email dedicata.

Devo installare un nuovo programma?
No: Zimbra funziona dal browser e con i programmi di posta già in uso (basta riconfigurare i parametri, che trovi su lazio.cgil.it/posta).

A chi mi rivolgo per assistenza?
Parti dai colleghi e dalla tua struttura (alcune, come CAAF e SPI, hanno un supporto regionale dedicato); poi usa l'assistente ZimbraBot o apri un ticket da lazio.cgil.it/posta, indicando la tua struttura. Solo nei casi eccezionali scrivi a helpzimbra@lazio.cgil.it.

Nella prima fase della migrazione, le caselle Zimbra sono associate al dominio di appoggio rl.cgil.it (es. m.rossi@rl.cgil.it).

In una seconda fase verrà trasferito il dominio lazio.cgil.it e gli indirizzi assumeranno la forma definitiva m.rossi@lazio.cgil.it.

Importante: i parametri di accesso legati a rl.cgil.it continueranno a funzionare anche dopo l'attivazione del dominio definitivo. Non sarà necessario riconfigurare i client di posta.